仕事でAIを使う前に気を付けたいこと

最近、ニュースやインターネット上で
ChatGPTなどのAIサービスを目にする機会が増えてきました。

文章を作ったり、メールの下書きを考えたり、
表計算の関数を調べたりすることができるため、
うまく使えばとても便利な道具です。

実際に、

・案内文を作る
・メールの文章を整える
・会議資料のたたき台を作る
・Excelの関数や操作方法を調べる

といった使い方をされている方も増えていると思います。

ただし、ここで注意していただきたいのが、
「便利だからといって、会社の情報を何でも入力してよいわけではない」
ということです。

例えば、

・お客様の名前や住所
・電話番号やメールアドレス
・見積金額や請求金額
・取引先との契約内容
・社内だけで使っている資料
・販売管理システムから出力したデータ

こういった情報を、そのままAIに入力するのはおすすめできません。

AIサービスの種類や設定によっては、
入力した内容がサービス提供側で保存されたり、
今後の改善に利用されたりする可能性があります。

もちろん、すべてのAIサービスが危険という話ではありません。

ですが、会社の大切な情報やお客様の情報を扱う場合は、
「これは外部のサービスに入力してもよい内容か」
を一度考えることが大切です。

特に気を付けたいのは、
文章を少し直してもらうだけのつもりで、
実際の会社名やお客様名が入った文章をそのまま貼り付けてしまうケースです。

このような場合は、

・会社名を「A社」に置き換える
・お客様名を「お客様」に置き換える
・金額や住所などの具体的な情報は削除する
・販売管理システムのデータをそのまま貼り付けない

といった対応をしてから使うと安心です。

仕事でAIを使うこと自体は、決して悪いことではありません。

むしろ、文章作成や調べものなどでは、
業務の時間短縮につながる便利な道具です。

ただし、使い方のルールを決めずに使い始めると、
知らないうちに大切な情報を外部に出してしまう可能性があります。

まずは社内で、

・AIに入力してよい情報
・入力してはいけない情報
・個人情報や取引情報を扱う場合のルール

を簡単に決めておくことをおすすめします。

AIは便利な道具ですが、
会社の情報を守る意識はこれまで以上に大切になります。

「便利だからそのまま使う」のではなく、
「何を入力してよいか確認してから使う」ことが重要です。

少しでも参考になれば幸いです。